Op grond van de AVG heeft de Vrijetijdsmarkt Overbetuwe het volgende reglement opgesteld:

De Vrijetijdsmarkt heeft een adressenlijst waar zij haar nieuwsbrieven aan verstuurd. Deze mailadressen worden bewaard in een dropbox en een contactenlijst in mailchimp die alleen toegankelijk is voor de vrijwilligers van de Vrijetijdsmarkt. 

Naast mailadressen worden ook namen van contactpersonen bewaard. Ontvangers van de nieuwsbrief kunnen zich uit laten schrijven. Elke nieuwsbrief bevat standaard onderaan een mogelijkheid om uit te schrijven. Het mailadres wordt dan automatisch verwijderd uit de lijst. Handmatig wordt naam en mailadres dan ook verwijderd uit het adressenbestand in de dropbox.

Deelnemers: 

Deelnemers zijn de organisaties die meedoen met de Vrijetijdsmarkt en zich inshrijven via het inschrijvingsformulier.

De gegevens die op het inschrijfformulier worden gevraagd, nemen wij over een een excel spreadsheet en gebruiken wij om de plaats van de kraam en de ruimte rondom te kraam te bepalen en een goede plattegrond te maken. Ook gebruiken we de gegevens om informatie over de markt te sturen per mail. De namen van de deelnemers en hun contactpersonen en website of mailadres worden gedeeld met alle deelnemers, zodat deelnemers ook weten wie er nog meer een kraam op de markt hebben en eventueel contact kunnen zoeken met elkaar. Deze lijst wordt, tenzij deelnemers dat niet willen, op de website geplaatst, zodat bezoekers van de markt ook na de markt nog contact kunnen leggen met deelnemers.

Op het excelspreadsheet staat: naam, telefoonnummer, contactpersoon, evt website, mailadres, wel of geen stroom, extra ruimte rondom de kraam, bijzondere wensen, ruimte op het podium en welke categorie de deelnemer toe behoort (welzijn, sport, cultuur etc). De organisatie voegt daar een globale plaatsaanduiding bij. Tot slot krijgt iedere deelnemer ook een nummer dat correspondeert met het nummer van de kraam op de markt. Deze lijst wordt ook weer gedeeld op de dropbox met de andere vrijwilligers: voor de penningmeester om de financiën te controleren, voor de facilitair medewerker voor het plannen van de elektra en wordt als bijlage toegestuurd naar de gemeente tbv de vergunning.

Op het inschrijvingsformulier vanaf de editie 2018 kunnen deelnemers aangeven of zij wel of niet toestemming geven om foto's te publiceren, op de lijst op de website te komen en met naam en contactpersoon op de lijst van deelnemers willen komen die gedeeld wordt met andere deelnemers.

Ook deelnemers aan de Living Statues vragen we toestemming om naam of foto's te publiceren op onze website, in onze nieuwsbrieven of in een persbericht.

De gegevens van deelnemers worden drie jaar bewaard, daarna worden ze verwijderd uit de dropbox en op de website.

Op verzoek van deelnemers kunnen gegevens eerder worden verwijderd, doch niet eerder dan nadat de financiën zijn afgewikkeld.